Wesley S.
2018-11-05 14:20:06 UTC
Beste leden van Ubuntu NL
*Dit bericht is gericht aan zowel de teamleden/organisatie als de community
zelf.*
Op 3 juli 2018 is de Ubuntu-NL website, forum, wiki en gerelateerde
diensten offline gegaan vanwege een zware cyberaanval bij HCC. Pas na ca. 3
maanden werd het forum hersteld. Intussen is het forum echter opnieuw *alweer
1,5 dag onbereikbaar*. Tijdens deze hele periode is er amper communicatie
geweest vanuit de organisatie.
Hieronder wil ik graag mijn ervaring delen om samen tot een betere manier
van communiceren te komen vanuit het Ubuntu-NL team. Enerzijds naar de
community toe, maar anderzijds ook binnen het team onderling.
Daarnaast zou ik het precies op prijs stellen als wij (als community) nu
eindelijk eens te horen krijgen *waarom het zo lang heeft geduurd* en *waarom
er geen hulp werd geaccepteerd* vanuit de uiterst behulpzame community die
Ubuntu-NL is. Het is vast ook geen slecht idee om even te kijken of alle
vrijwilligers nog op hun plaats zitten. Alle begrip ervoor dat je
vrijwilliger bent en geen tijd hebt om je full-time bezig te houden met
Ubuntu-NL, maar ik vind wel dat je een stap opzij moet doen en vervanging
moet zoeken als je geen tijd hebt om een beetje actiever te zijn of als je
niet deftig kan communiceren met de community. Lijkt me erg belangrijk
binnen zo'n community.
Twaalf jaar geleden (2006) was ik zelf actief in het Ubuntu-NL team. Er
waren toen reeds dezelfde communicatieproblemen met dezelfde teamleden. Het
wordt misschien wel eens tijd om te kijken naar wat iedereen van het team
juist doet en bijdraagt voor Ubuntu-NL en of iedereen vandaag, na tien
jaar, nog op de juiste plaats zit? Tien jaar geleden ben ik zelf ook opzij
gestapt uit het Ubuntu-NL team toen ik aan mijn studies begon en hierdoor
nog onvoldoende tijd kon vrijmaken als vrijwilliger.
Laten we even teruggaan naar de huidige situatie. Het begon met de uitval
van de website op 3 juli 2018. In de *4* daaropvolgende maanden tot en met
vandaag werd er amper gecommuniceerd naar de community over het probleem.
Nergens kon er contact gelegd worden en niemand wou (of kon) duidelijke
info of stand van zaken vrijgeven.
Daarnaast leek het erop dat het Ubuntu-NL team zelf helemaal niet met
elkaar in communicatie stond. Via de officiële Facebook groep werd er wel
gereageerd, waarvoor denk. Maar al snel werd duidelijk dat ook de forum en
social media beheerders de server verantwoordelijken niet konden bereiken.
Ook via IRC kreeg ik geen officiële reactie. *Een serieus
communicatieprobleem lijkt me. Zowel naar de community toe, maar ook
intern!*
Er werd meermaals herhaald "het zijn vrijwilligers" en "het is vakantie" en
daar heb ik enigszins begrip voor. Daarom wou ik ook graag helpen. Ik heb
het ook wel druk, maar ik vond het wel wat (te) lang duren (bijna 2 maanden
intussen) en had de indruk dat ik wel zou kunnen helpen aangezien ik in
mijn werk veel ervaring heb met server beheer en recovery. Er valt wel eens
een onvoorzien probleem voor. Dat is mogelijk. Maar normaal gezien is dit
vrij snel op te lossen indien er back-ups aanwezig zijn. Een downtime van
24 uur is eigenlijk al een vrij extreem uiterste. Vandaar dat ik bijna 2
maanden wel lang vond duren, en daarom wou ik graag helpen.
Eind augustus heb ik dan ook via de Facebook groep enkele keren aangehaald
dat ze mijn gegevens mogen doorgeven en of ze mij in contact willen
brengen. Dit ging blijkbaar niet omdat alle communicatie "via de server"
verliep en dit dus niet meer mogelijk was. Blijkbaar had niemand back-up
e-mailadressen, telefoonnummers enz. van elkaar. *Hier moeten alleszins
lessen uit getrokken worden en er moet dringend een duidelijke communicatie
worden opgezet tussen de teamleden die los staat van de server.*
Uiteindelijk heb ik op 25 augustus 2018 een bericht geplaatst op de
Ubuntu-NL mailing lijst
<https://lists.ubuntu.com/archives/ubuntu-nl/2018-August/011684.html> met
de vraag om duidelijke uitleg. Ik uitte mijn ongenoegen over het feit dat
er enkel vage reacties zijn gekomen en wilde graag dat er even moeite werd
gedaan om iedereen van de community even op de hoogte te stellen van het
probleem en de stand van zaken. Ook heb ik nogmaals aangehaald dat ik graag
wil helpen om een oplossing te voorzien. Nogmaals: intussen was de website,
forum en andere diensten namelijk al *bijna 2* *maanden *offline.
Op dit bericht kwam er een dag later gelukkig reeds reactie
<https://lists.ubuntu.com/archives/ubuntu-nl/2018-August/011685.html>.
Sebastian Schauenburg informeerde me dat het goed is dat ik laat weten dat
er een update gewenst is en beloofde een update online te plaatsen met de
status. Daarnaast werd gemeld dat het hoofd communicatie medium de website
is en dat het een mooi leermoment is om de site regelmatiger te updaten.
Uiteraard ben ik het hiermee eens. Het probleem zit echter dieper vind ik.
Dit voorval is een symptoom. Zoals eerder gezegd: Er moet zeker en
vast een *duidelijke
communicatie worden opgezet tussen de teamleden die los staat van de server*.
Want ik denk dat we dit soort problemen alsook de slechte communicatie niet
opnieuw willen meemaken :-)
Een dag later, op 26 augustus 2018, werd de website inderdaad bijgewerkt
<https://paste.ubuntu.com/p/7srkJqJWKX/>. Goed om te lezen dat de
herstelwerkzaamheden nog lopen en dat er backups zijn. Gezien mijn ervaring
met hosting en server recovery kon ik het 'slechte nieuws' of 'uitdagingen'
echter moeilijker begrijpen. Uiteraard heeft een OS upgrade effecten op
alle diensten. Maar dat zou (reeds met een flinke marge gerekend) toch niet
langer dan 24 uur mogen duren.
Daarnaast begrijp ik sowieso niet waarom de beslissing werd genomen om deze
upgrade dadelijk uit te voeren op een live omgeving in plaats van eerst de
oude omgeving zo snel mogelijk te herstellen en daarna de upgrade door te
voeren op een aparte server. Deze beslissingen gebeurden precies allemaal
achter de schermen, en dat is op zich geen probleem, maar blijkbaar wordt
er niet eens gecommuniceerd met de rest van het team hierover. Dat lijkt me
dan weer wel een groot probleem. Het server team kan duidelijk de impact
niet inschatten van het wegvallen van het forum en andere diensten die
veroorzaakt worden door hun beslissingen.
Verder wordt er vermeld dat de server nu 'future-proof' wordt ingericht,
maar er worden geen details gegeven aan de community hoe dit wordt
verzorgd. En eerlijk gezegd brengt dit geklungel (sorry dat ik het zo zeg)
van intussen 4 maanden (3 juli 2018 tot 5 november 2018) geen
geloofwaardigheid over een correcte inrichting.
In ieder geval kreeg ik vanwege deze update op 26 augustus 2018 wel hoop
dat het probleem snel zou opgelost zijn. Aangezien er verder ook niet werd
gereageerd op mijn aanbieding om het probleem te bekijken en te helpen
oplossen hield ik me verder weer even afzijdig.
Uiteindelijk heeft het *nog 2 extra maanden* geduurd vooraleer het forum
terug online kwam (23 oktober 2018). In die tussenperiode weer helemaal
geen informatie over de stand van zaken. In totaal dus *bijna 4 maanden* geen
forum. Op heel veel andere websites las ik over de vervelende situatie. Ook
hier zagen verschillende personen de *communicatieproblemen en
onbereikbaarheid van de teamleden als het grootste probleem.*
Vandaag zijn we nog geen halve maand verder dan deze bewuste 23 oktober.
Het is 5 november 2018. En het forum ligt alweer 1,5 dag plat. Blijkbaar is
er dus toch nog vanalles niet in orde. En ik hoop dat ik niet de enige ben
die het een beetje beu wordt.
Nogmaals: Alle begrip voor het feit dat dit alles geleid wordt door
vrijwilligers! Maar ik vind niet dat dit iets is om jezelf achter te
verschuilen. Als vrijwilliger heb je wel degelijk plichten. Als je de
nodige tijd niet kan opbrengen om bezig te zijn met Ubuntu-NL, dan is het
beter voor de gehele community dat je dit overlaat aan anderen.
*Mijn vragen en voorstellen die ik graag zou beantwoord en behandeld zien:*
1. Wat was nu eigenlijk het probleem waardoor de website zo lang uit de
lucht was?
2. Waarom werd er geen gebruik gemaakt van de aangeboden hulp, indien er
een kans bestond dat de website en forum dan veel sneller terug in orde zou
zijn geraakt?
3. Kunnen jullie ons meedelen welke maatregelen er effectief werden
getroffen om de problemen van de voorbije 4 maanden te vermijden in de
toekomst? Er wordt gesproken over 'future-proof' maatregelen, maar er
werden tot dusver geen concrete oplossingen meegedeeld
4. Wat de communicatie betreft zou ik willen voorstellen dat alle
teamleden:
1. Een alternatief e-mailadres meedelen aan elkaar en dat ze deze
gegevens op een aparte plaats bewaren (in hun eigen documenten)
2. Zoveel mogelijk gebruik maken van een modern algemeen
communicatiemiddel zoals bv. Slack of Rocket.chat. Desnoods IRC
als ze dat
verkiezen. Misschien niet voor altijd, maar wel zodat er een bekende plek
is om samen te komen indien er problemen zijn zoals deze
3. Regelmatige evaluatie van de huidige teamleden om te kijken of
iedereen op de juiste plek zit. Ook een goed moment om even elkaar op de
hoogte te houden van wat er werd verwezenlijkt zodat iedereen (vooral de
personen die dicht bij de community zelf staan zoals de social media en
forum beheerders) de community kan inlichten wanneer nodig
Verder wil ik nog steeds aanbieden om te helpen met de ondersteuning van
hosting en onderhoud van de Ubuntu-NL online diensten indien hiervoor
interesse is vanuit de community. Indien ik even inzicht kan krijgen in de
statistieken (bv. ruimte, bandbreedte, technologie, resource usage) dan wil
ik graag een aanbod doen om dit uit handen te nemen zodat jullie meer tijd
hebben voor andere en belangrijkere zaken.
Dit werk wil ik gratis verrichten voor de community. Indien mogelijk ben ik
daarnaast ook bereid om de onkosten voor de hosting, deployment
infrastructuur en back-ups te sponsoren. Mijn manier om terug te geven voor
de voorbije 10 jaar waarin ik een stuk minder actief ben geweest vanwege
andere prioriteiten. Ik gebruik echter nog steeds Ubuntu en draag Ubuntu-NL
nog steeds een warm hart toe.
Met vriendelijke groet
Wesley S. (profoX)
*Voormalig lid van het Ubuntu-NL team (2006 - 2008)*
*Dit bericht is gericht aan zowel de teamleden/organisatie als de community
zelf.*
Op 3 juli 2018 is de Ubuntu-NL website, forum, wiki en gerelateerde
diensten offline gegaan vanwege een zware cyberaanval bij HCC. Pas na ca. 3
maanden werd het forum hersteld. Intussen is het forum echter opnieuw *alweer
1,5 dag onbereikbaar*. Tijdens deze hele periode is er amper communicatie
geweest vanuit de organisatie.
Hieronder wil ik graag mijn ervaring delen om samen tot een betere manier
van communiceren te komen vanuit het Ubuntu-NL team. Enerzijds naar de
community toe, maar anderzijds ook binnen het team onderling.
Daarnaast zou ik het precies op prijs stellen als wij (als community) nu
eindelijk eens te horen krijgen *waarom het zo lang heeft geduurd* en *waarom
er geen hulp werd geaccepteerd* vanuit de uiterst behulpzame community die
Ubuntu-NL is. Het is vast ook geen slecht idee om even te kijken of alle
vrijwilligers nog op hun plaats zitten. Alle begrip ervoor dat je
vrijwilliger bent en geen tijd hebt om je full-time bezig te houden met
Ubuntu-NL, maar ik vind wel dat je een stap opzij moet doen en vervanging
moet zoeken als je geen tijd hebt om een beetje actiever te zijn of als je
niet deftig kan communiceren met de community. Lijkt me erg belangrijk
binnen zo'n community.
Twaalf jaar geleden (2006) was ik zelf actief in het Ubuntu-NL team. Er
waren toen reeds dezelfde communicatieproblemen met dezelfde teamleden. Het
wordt misschien wel eens tijd om te kijken naar wat iedereen van het team
juist doet en bijdraagt voor Ubuntu-NL en of iedereen vandaag, na tien
jaar, nog op de juiste plaats zit? Tien jaar geleden ben ik zelf ook opzij
gestapt uit het Ubuntu-NL team toen ik aan mijn studies begon en hierdoor
nog onvoldoende tijd kon vrijmaken als vrijwilliger.
Laten we even teruggaan naar de huidige situatie. Het begon met de uitval
van de website op 3 juli 2018. In de *4* daaropvolgende maanden tot en met
vandaag werd er amper gecommuniceerd naar de community over het probleem.
Nergens kon er contact gelegd worden en niemand wou (of kon) duidelijke
info of stand van zaken vrijgeven.
Daarnaast leek het erop dat het Ubuntu-NL team zelf helemaal niet met
elkaar in communicatie stond. Via de officiële Facebook groep werd er wel
gereageerd, waarvoor denk. Maar al snel werd duidelijk dat ook de forum en
social media beheerders de server verantwoordelijken niet konden bereiken.
Ook via IRC kreeg ik geen officiële reactie. *Een serieus
communicatieprobleem lijkt me. Zowel naar de community toe, maar ook
intern!*
Er werd meermaals herhaald "het zijn vrijwilligers" en "het is vakantie" en
daar heb ik enigszins begrip voor. Daarom wou ik ook graag helpen. Ik heb
het ook wel druk, maar ik vond het wel wat (te) lang duren (bijna 2 maanden
intussen) en had de indruk dat ik wel zou kunnen helpen aangezien ik in
mijn werk veel ervaring heb met server beheer en recovery. Er valt wel eens
een onvoorzien probleem voor. Dat is mogelijk. Maar normaal gezien is dit
vrij snel op te lossen indien er back-ups aanwezig zijn. Een downtime van
24 uur is eigenlijk al een vrij extreem uiterste. Vandaar dat ik bijna 2
maanden wel lang vond duren, en daarom wou ik graag helpen.
Eind augustus heb ik dan ook via de Facebook groep enkele keren aangehaald
dat ze mijn gegevens mogen doorgeven en of ze mij in contact willen
brengen. Dit ging blijkbaar niet omdat alle communicatie "via de server"
verliep en dit dus niet meer mogelijk was. Blijkbaar had niemand back-up
e-mailadressen, telefoonnummers enz. van elkaar. *Hier moeten alleszins
lessen uit getrokken worden en er moet dringend een duidelijke communicatie
worden opgezet tussen de teamleden die los staat van de server.*
Uiteindelijk heb ik op 25 augustus 2018 een bericht geplaatst op de
Ubuntu-NL mailing lijst
<https://lists.ubuntu.com/archives/ubuntu-nl/2018-August/011684.html> met
de vraag om duidelijke uitleg. Ik uitte mijn ongenoegen over het feit dat
er enkel vage reacties zijn gekomen en wilde graag dat er even moeite werd
gedaan om iedereen van de community even op de hoogte te stellen van het
probleem en de stand van zaken. Ook heb ik nogmaals aangehaald dat ik graag
wil helpen om een oplossing te voorzien. Nogmaals: intussen was de website,
forum en andere diensten namelijk al *bijna 2* *maanden *offline.
Op dit bericht kwam er een dag later gelukkig reeds reactie
<https://lists.ubuntu.com/archives/ubuntu-nl/2018-August/011685.html>.
Sebastian Schauenburg informeerde me dat het goed is dat ik laat weten dat
er een update gewenst is en beloofde een update online te plaatsen met de
status. Daarnaast werd gemeld dat het hoofd communicatie medium de website
is en dat het een mooi leermoment is om de site regelmatiger te updaten.
Uiteraard ben ik het hiermee eens. Het probleem zit echter dieper vind ik.
Dit voorval is een symptoom. Zoals eerder gezegd: Er moet zeker en
vast een *duidelijke
communicatie worden opgezet tussen de teamleden die los staat van de server*.
Want ik denk dat we dit soort problemen alsook de slechte communicatie niet
opnieuw willen meemaken :-)
Een dag later, op 26 augustus 2018, werd de website inderdaad bijgewerkt
<https://paste.ubuntu.com/p/7srkJqJWKX/>. Goed om te lezen dat de
herstelwerkzaamheden nog lopen en dat er backups zijn. Gezien mijn ervaring
met hosting en server recovery kon ik het 'slechte nieuws' of 'uitdagingen'
echter moeilijker begrijpen. Uiteraard heeft een OS upgrade effecten op
alle diensten. Maar dat zou (reeds met een flinke marge gerekend) toch niet
langer dan 24 uur mogen duren.
Daarnaast begrijp ik sowieso niet waarom de beslissing werd genomen om deze
upgrade dadelijk uit te voeren op een live omgeving in plaats van eerst de
oude omgeving zo snel mogelijk te herstellen en daarna de upgrade door te
voeren op een aparte server. Deze beslissingen gebeurden precies allemaal
achter de schermen, en dat is op zich geen probleem, maar blijkbaar wordt
er niet eens gecommuniceerd met de rest van het team hierover. Dat lijkt me
dan weer wel een groot probleem. Het server team kan duidelijk de impact
niet inschatten van het wegvallen van het forum en andere diensten die
veroorzaakt worden door hun beslissingen.
Verder wordt er vermeld dat de server nu 'future-proof' wordt ingericht,
maar er worden geen details gegeven aan de community hoe dit wordt
verzorgd. En eerlijk gezegd brengt dit geklungel (sorry dat ik het zo zeg)
van intussen 4 maanden (3 juli 2018 tot 5 november 2018) geen
geloofwaardigheid over een correcte inrichting.
In ieder geval kreeg ik vanwege deze update op 26 augustus 2018 wel hoop
dat het probleem snel zou opgelost zijn. Aangezien er verder ook niet werd
gereageerd op mijn aanbieding om het probleem te bekijken en te helpen
oplossen hield ik me verder weer even afzijdig.
Uiteindelijk heeft het *nog 2 extra maanden* geduurd vooraleer het forum
terug online kwam (23 oktober 2018). In die tussenperiode weer helemaal
geen informatie over de stand van zaken. In totaal dus *bijna 4 maanden* geen
forum. Op heel veel andere websites las ik over de vervelende situatie. Ook
hier zagen verschillende personen de *communicatieproblemen en
onbereikbaarheid van de teamleden als het grootste probleem.*
Vandaag zijn we nog geen halve maand verder dan deze bewuste 23 oktober.
Het is 5 november 2018. En het forum ligt alweer 1,5 dag plat. Blijkbaar is
er dus toch nog vanalles niet in orde. En ik hoop dat ik niet de enige ben
die het een beetje beu wordt.
Nogmaals: Alle begrip voor het feit dat dit alles geleid wordt door
vrijwilligers! Maar ik vind niet dat dit iets is om jezelf achter te
verschuilen. Als vrijwilliger heb je wel degelijk plichten. Als je de
nodige tijd niet kan opbrengen om bezig te zijn met Ubuntu-NL, dan is het
beter voor de gehele community dat je dit overlaat aan anderen.
*Mijn vragen en voorstellen die ik graag zou beantwoord en behandeld zien:*
1. Wat was nu eigenlijk het probleem waardoor de website zo lang uit de
lucht was?
2. Waarom werd er geen gebruik gemaakt van de aangeboden hulp, indien er
een kans bestond dat de website en forum dan veel sneller terug in orde zou
zijn geraakt?
3. Kunnen jullie ons meedelen welke maatregelen er effectief werden
getroffen om de problemen van de voorbije 4 maanden te vermijden in de
toekomst? Er wordt gesproken over 'future-proof' maatregelen, maar er
werden tot dusver geen concrete oplossingen meegedeeld
4. Wat de communicatie betreft zou ik willen voorstellen dat alle
teamleden:
1. Een alternatief e-mailadres meedelen aan elkaar en dat ze deze
gegevens op een aparte plaats bewaren (in hun eigen documenten)
2. Zoveel mogelijk gebruik maken van een modern algemeen
communicatiemiddel zoals bv. Slack of Rocket.chat. Desnoods IRC
als ze dat
verkiezen. Misschien niet voor altijd, maar wel zodat er een bekende plek
is om samen te komen indien er problemen zijn zoals deze
3. Regelmatige evaluatie van de huidige teamleden om te kijken of
iedereen op de juiste plek zit. Ook een goed moment om even elkaar op de
hoogte te houden van wat er werd verwezenlijkt zodat iedereen (vooral de
personen die dicht bij de community zelf staan zoals de social media en
forum beheerders) de community kan inlichten wanneer nodig
Verder wil ik nog steeds aanbieden om te helpen met de ondersteuning van
hosting en onderhoud van de Ubuntu-NL online diensten indien hiervoor
interesse is vanuit de community. Indien ik even inzicht kan krijgen in de
statistieken (bv. ruimte, bandbreedte, technologie, resource usage) dan wil
ik graag een aanbod doen om dit uit handen te nemen zodat jullie meer tijd
hebben voor andere en belangrijkere zaken.
Dit werk wil ik gratis verrichten voor de community. Indien mogelijk ben ik
daarnaast ook bereid om de onkosten voor de hosting, deployment
infrastructuur en back-ups te sponsoren. Mijn manier om terug te geven voor
de voorbije 10 jaar waarin ik een stuk minder actief ben geweest vanwege
andere prioriteiten. Ik gebruik echter nog steeds Ubuntu en draag Ubuntu-NL
nog steeds een warm hart toe.
Met vriendelijke groet
Wesley S. (profoX)
*Voormalig lid van het Ubuntu-NL team (2006 - 2008)*